Planowanie wydarzenia firmowego najlepiej rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mieć większy wybór obiektów, prelegentów i podwykonawców. Przy większych eventach przygotowania mogą ruszyć nawet 6-12 miesięcy wcześniej, natomiast mniejsze spotkania często wymagają krótszego czasu. Harmonogram zależy przede wszystkim od skali przedsięwzięcia, liczby uczestników i terminu imprezy. Poznaj najważniejsze etapy organizacji i dowiedz się, kiedy zająć się poszczególnymi zadaniami.
Czas potrzebny na przygotowanie wydarzenia zależy od liczby uczestników, terminu oraz dostępności obiektów w wybranej lokalizacji. W okresach wzmożonego zainteresowania eventami znalezienie odpowiedniej sali może być trudniejsze, dlatego rezerwację najlepiej zaplanować z dużym wyprzedzeniem. Przy większych przedsięwzięciach przygotowania mogą rozpocząć się nawet rok wcześniej.
Profesjonalna organizacja eventów obejmuje nie tylko wybór miejsca, lecz także koordynację pozostałych usług. Im później rozpoczniesz planowanie, tym mniejsze mogą być możliwości wyboru obiektu dopasowanego do potrzeb wydarzenia, np. pod względem zaplecza technicznego, klimatyzacji czy liczby miejsc noclegowych.
Dobrze przygotowany harmonogram porządkuje kolejne etapy organizacji wydarzenia i pozwala uwzględnić czas potrzebny na realizację każdego z nich. Zaplanuj w nim m.in. zatwierdzenie budżetu, konsultację umów z działem prawnym oraz zebranie potwierdzeń udziału od gości. Wcześniejsze rozpoczęcie przygotowań ułatwia również znalezienie odpowiednich podwykonawców. Prowadzący, artyści i ekipy techniczne mogą mieć ograniczoną dostępność w popularnych terminach, szczególnie w sezonie letnim i jesienią.
Czas potrzebny na organizację imprezy firmowej zależy przede wszystkim od liczby uczestników, charakteru spotkania i zakresu przygotowań. Orientacyjnie można przyjąć, że:
Więcej czasu mogą wymagać również wydarzenia organizowane w okresach wzmożonego zainteresowania, takich jak końcówka roku. Planując imprezy świąteczne, rozpocznij poszukiwania sali już wiosną. Wcześniejsza rezerwacja zwiększa szansę na znalezienie miejsca odpowiadającego liczbie gości, budżetowi i charakterowi spotkania.
Przy organizacji wydarzenia dla niewielkiego zespołu najlepiej rozpocząć przygotowania z 8-12-tygodniowym wyprzedzeniem. Taki czas pozwala znaleźć odpowiedni obiekt, ustalić menu, zaplanować transport i dobrać dodatkowe atrakcje. Dotyczy to m.in. jednodniowych warsztatów, szkoleń i wyjazdów integracyjnych dla 20-50 osób. Jeśli spotkanie ma odbyć się w popularnym terminie lub wymaga rezerwacji konkretnego hotelu, poszukiwania dobrze rozpocząć jeszcze wcześniej.
Przygotowanie jubileuszu, gali lub międzynarodowej konferencji dla 200–500 osób najlepiej rozpocząć 6–12 miesięcy przed planowanym terminem. Takie przedsięwzięcia wymagają znalezienia odpowiedniego obiektu, rezerwacji podwykonawców oraz skoordynowania wielu elementów programu. W przypadku popularnych lokalizacji i terminów wcześniejsze działanie zwiększa szansę na dostępność wybranego miejsca.
Przed rozpoczęciem spotkań z przedstawicielami obiektów określ budżet i najważniejsze założenia wydarzenia. Pomocny będzie poradnik Jak napisać brief eventowy?, który ułatwi uporządkowanie oczekiwań i przygotowanie zapytania ofertowego.
Harmonogram takiego projektu obejmuje kilka etapów. Wstępny wybór lokalizacji, negocjacje i ustalenie warunków współpracy mogą zająć nawet kilka tygodni. Pozostały czas przeznacz na dopracowanie logistyki, scenografii, rejestrację uczestników oraz przygotowanie programu.
Niektóre elementy wydarzenia wymagają wcześniejszego ustalenia, zwłaszcza jeśli zależy Ci na konkretnym obiekcie, wykonawcy lub terminie. Po zatwierdzeniu budżetu zajmij się najważniejszymi rezerwacjami, a następnie przejdź do pozostałych zadań. Poniższy harmonogram pomoże Ci uporządkować przygotowania:
Jeśli goni Cię czas, rozważ organizację wydarzenia w środku tygodnia – np. w środę lub czwartek. W te dni obiekty, hotele i dostawcy usług mogą mieć większą dostępność. Zamiast walczyć o sobotni termin z dziesiątkami innych firm, przenieś wyjazd integracyjny na środek tygodnia. W ten sposób może udać Ci się zorganizować udaną imprezę nawet w 4 tygodnie.
Możesz też skorzystać ze wsparcia agencji eventowej. Doświadczony partner ma dostęp do bazy sprawdzonych podwykonawców i zna specyfikę branży. Dzięki temu łatwiej znaleźć dostępny obiekt, dopasować usługi do budżetu i sprawnie ustalić szczegóły współpracy. Przy krótkim terminie takie wsparcie pomaga ograniczyć liczbę formalności i usprawnia koordynację przygotowań.
Zespół AB Explore dopasowuje zakres działań do charakteru wydarzenia, oczekiwań organizatora i dostępnego budżetu. Dzięki temu możesz zaplanować zarówno kameralne spotkanie dla pracowników, jak i większy event dla partnerów biznesowych, bez konieczności stosowania jednego schematu organizacyjnego do każdego projektu.
